Ha akarod, ha nem, még ma is rengetegfajta dokumentumot kell használnod a mindennapokban. Sokszor ki kell nyomtatni bizonyos anyagokat, s a hivatalokból is rengeteg fontos és megőrzendő irat érkezik, nem is beszélve a digitális dokumentumok egyre növekvő mennyiségéről!
Ám ha rendet tartasz közöttük és megoldod a hatékony és biztonságos tárolásukat, akkor nem kell aggódnod. Mindent könnyen meg fogsz találni és rend is lesz mindenhol.
Ne kockáztass, tárold az iratokat okosan!
A dokumentumok tárolása és rendszerezése lehetővé teszi, hogy a munkafolyamatok és projektek hatékonyan nyomon követhetők legyenek. Az OfficeMarket.hu irodaszer webáruház tárolószekrények választékában te is rengeteg nagyon ötletes és kiválóan kihasználható terméket találsz. Ezekben könnyen és gyorsan lehet az iratokat az aktuális eljárásrend alapján tárolni, főképp a függőmappákat.
Az iratrendezési igények persze nem mindenhol ugyanazok. Ez nagyban függ az adott szervezet nagyságától és a keletkező, illetve beérkező dokumentumok mennyiségétől. De az minden szervezetre érvényes, hogy az irattárolás jelentősen csökkenteni képes az adatvesztés kockázatát. Ha megfelelően raktározod és archiválod a fontos információkat, akkor rengeteget tudsz tenni a véletlen adatvesztés és a technikai gondok ellen.
Tárold megfelelően a megfelelő helyen!
A hagyományos irattartókat biztos te is már jó régóta alkalmazod, ám ha több digitális dokumentumot használsz, vagy a meglévőket digitalizálod, sokat tehetsz a papíralapú dokumentumok mennyiségének csökkentése érdekében.
A rendszerezett dossziékat még így sem nélkülözheted a mindennapokban. Ám ha egyértelműen felcímkézed ezeket, s használsz még indexeket és tartalomjegyzéket is, akkor nem lesz nehéz dolgod, s könnyen áttekinthető és kereshető lesz az irattárad.
A speciális tárolórendszerek, illetve a polcos vagy fiókos szekrények használatával még nagyobb biztonságban tudhatod majd a dokumentumaidat.
Érd el könnyen!
A rendszerezett iratok sokkal átláthatóbbá teszik az üzleti folyamatokat is. A követhető dokumentumok segítik a munkatársakat a feladataik elvégzésében. A folyamatos karbantartással pedig el lehet érni, hogy a dokumentumok mindig naprakészen álljanak az érintettek rendelkezésére.
Az idő múlásával nem csak a rövid távú, hanem a hosszabb ideig tartó irattárolás feladatát is meg kell oldani. Jogszabályok írják elő bizonyos típusú anyagok tárolását akár 50 évig is. Emellett a bizonyító erejű vagy valamilyen nyomós ok miatt fontos dokumentumok megőrzése is megfontolandó, hiszen bármikor történhetnek előre nem megjósolható események, katasztrófák is.
Ha alaposan átgondolt és jól felépített irattárolási rendszert alkalmazol, neked sem kell majd aggódnod, hogy megtalálj egy-egy fontos dokumentumot. Tudod, hova kell nyúlnod értük, sokkal átláthatóbbá és hatékonyabbá teheted így a működést.
