A munka világának fejlődése számos változást idézett elő mind a munkaidővel kapcsolatban, mind a back office munkatársak feladataival kapcsolatosan. Cikkünkben körüljárjuk a témát, megoldást keresve a csoportmunkára, mint komplex tevékenység rendszerbe való integrálására.
Jellemzői
A rendszerek a kommunikáció elősegítésére, ezáltal a munka felgyorsítására jöttek létre. Az idő elteltével megfogalmazódott egy olyan igény, hogy az információáramlásnak minél gyorsabbnak kell lennie. Segítségükkel a földrajzilag sűrűn helyet változtató kollégák, és az otthonról dolgozók is hatékonyan dolgozhatnak együtt.
A munkafelület
Korábban említettük, hogy a csoportmunka egy komplex tevékenység, így érdemes egy olyan rendszert alkalmazni, ami a sokrétű elintéznivalókat egy helyen, átlátható módon összesíti. Ezért is alkalmazzák az erre specializálódott rendszereket, mint például a Mav-IT.hu rendszere.
Egy egységes felületet lát minden felhasználó, viszont tetszőlegesen testreszabhatóak a jogosultságok, részletesen beállítható, hogy ki, melyik funkciót láthatja, szerkesztheti, törölheti. A Mav-IT.hu raktárkezelő programja is hasonló elven működik, a felhasználóbarát felület és a kezelhetőség mind-mind hozzájárul a könnyed használathoz.
Mikor érdemes a WebIrodát választani?
Ha a kollégáknak nem kell specifikus szoftvereket alkamazniuk, feladatuk az általános levelezés, egymás között sűrűn osztanak meg fájlokat, és fontos, hogy tisztában legyenek egymás időbeosztásával. Alkalmas azok számára, akik gyakran dolgoznak más-más helyeken, mégis szükségük van a folyamatos kommunikációra.
Hasznos funkciók
A rendszer folyamatosan szinkronizál minden adatot, mindig az aktuális információkat látják a felhasználók. Ez magában hordozza azt is, hogy egyszerre akár több különböző eszközön is naprakész adatokat látnak, legyen az számítógép vagy okostelefon.
Beépített naptár funkciójával lehetőség van egymás naptárát is megtekinteni, az ott látottak alapján találkozókat szervezni. A naptár szinkronizálható több levelezővel is, és elérhető iOS-en és Androidon is.
Segítségével projekteket is létrehozhatunk, kezelhetünk, valamint a projekteket feladatokra bonthatjuk, így könnyen követhető a kollégák munkateljesítménye. A rendszer képes e-mailek kezelésére, valamint azokból könnyedén azonnal feladatot is lehet generálni. Integrált címjegyzékkel rendelkezik, a címekre pedig akár csoportosan is lehet hírlevelet küldeni.
A fájlmegosztás problémájára is megoldást nyújt, akár nagyobb méretű fájlt is feltölthetünk, majd a generált linken keresztül bármely kolléga letöltheti azt. Szinkronizálható DropBox és Google Drive segítségével is.
Fejlett hibajegymegoldással is rendelkezik, képes automatikusan e-mailekből hibajegyet, majd feladatot generálni. 28 nyelven elérhető, magyarul is használható, kiforrott rendszerről beszélünk. Ha Ön egy olyan rendszert keres, amely összefogja a teljes irodai ügyintézést, akkor bátran ajánljuk a WebIrodát.
