Az évek során egyre több igény mutatkozik a cégek részéről az adatok védelmére és kezelésére vonatkozóan. Az adatbiztonság sok szervezet számára mára a legfontosabb kérdéssé nőtte ki magát. Különösen igaz ez azokra, akik olyan érzékeny személyes adatokkal foglalkoznak, mint az egészségügyi vagy a pénzügyi információk.
Ugyanakkor sok cégnek minden eddiginél több adattal kell megbirkóznia, több különböző eszközön keresztül. Ráadásul a fizikai, papír alapú és digitálisan tárolt adatok kombinációja még összetettebbé teszi az adatkezelést és biztonságot.
Ha a fizikai papírokra gondolunk, akkor egyértelműen látszik, hogy a vállalat legfrissebb és legkritikusabb információi a nyomtatókban pihenő lapokon találhatóak. Ezek az oldalak azok, amelyek tartalmaznak minden folyamatban lévő kezdeményezést – a stratégiáktól kezdve, a forgatókönyveken át, termék- és árazási terveket, szerződéseket és akár pénzügyi vagy munkaügyi adatokat is, hiszen a nyomtatókon és a fénymásoló eszközökön tárolt adatok, pontosan azok, amelyekkel a cég éppen dolgozik.
A nyomtatott dokumentumok az egyik leggyengébb láncszemei a dokumentálási folyamatnak. Sokszorosíthatóak, másolhatóak és megoszthatóak anélkül, hogy mindez nyomon követhető lenne, és az elektronikus dokumentumok is a kinyomtatás után ugyanúgy megoszthatóvá válnak.
Az adatokat elektronikusan biztosítani jóval könnyebb, mint összetett, papír alapú munkafolyamatokon keresztül. Ez alapján pedig a digitalizáció, mint olyan, igen eredményes lehet a vállalati tartalom biztonságának fokozásában.
Persze kockázat mindig akad – az Európai Parlament 2013-as riportja alapján, az európai cégeknek évente legalább 935 millió euróba kerül az olyan biztonsági incidensek, amelyek ártó szándékból következnek be, és ez a szám nem tartalmazza a baleseteket és hibákat. Azonban az Ovum elemzőcég szerint a vállalatok 25 százalékkal csökkenthetik a jogi költségeiket, büntetéseiket és a károkat, ha a legjobb iratkezelési, biztonsági és felülvizsgálati eljárásokat alkalmazzák.
A digitalizáció nemcsak abban segít, hogy érvényesítsék a jogi biztonsági követelményeket, az iparági szabványokat vagy a szervezeti előírásokat. Többek között abban is a segítségünkre lehet, hogy az információkat könnyedén megtaláljuk és visszakeressük, továbbá, hogy ellenőrizhessük a hozzáférést és a titoktartást, az átfogó ellenőrzést, a biztonságos késleltetést és megsemmisítést működtessünk.
A fizikai, papíralapú dokumentumok az előrelátható jövőben is az üzleti élet részét képezik. A legfontosabb az, hogy segítsük a vállalatokat a digitális folyamatokra való áttérés részeként a vállalaton belüli biztonság és a megfelelőség teljesítésében. Mindig vannak olyan esetek, amikor szükség van papírra, ám ilyenkor is fokozható a biztonság. Például, valahányszor, amikor egy alkalmazott nyomtat, scannel vagy faxol egy dokumentumot, ez a folyamat automatikusan ellenőrizhető és megragadható. Tartalmazza a dátumot, az időpontot, a használt eszközt és a dokumentum teljes tartalmát. Ez lehetővé teszi, hogy minden dokumentum kereshető legyen, és figyelmeztetést lehessen rendelni hozzá, így az informatikai vagy az információ biztosítás (IA) program számára követhetővé válik az adatáramlás bizonyos kulcsszavakhoz, amely tovább növeli a biztonságot.
Végeredményként azt mondhatjuk, hogy az érzékeny adatok összegyűjtésére és tárolására szolgáló, megbízható biztonsági tervre minden szervezetnek szüksége van, mérettől függetlenül. Egy digitalizált irodában könnyebb nyomon követni egy-egy lehetséges adatszivárgást, hiszen a nyomozásokat le lehet szűkíteni mindazokra, akiknek hozzáférése volt az információhoz, esetleg kinyomtatták, lemásolták vagy scannelték.
Ez a megközelítés a digitális központú szervezeteknek lehetővé teszi, hogy hatékonyan menedzseljék a jellegükből fakadó adatbiztonsági kockázatokat.
